Ако бизнесът ви изпитва затруднения с паричните потоци, научете деветте съвета, които експертите препоръчват за оцеляване.
Правилното управление на паричните потоци е ключова стратегия, която всеки собственик на бизнес трябва да овладее за постигане на дългосрочен финансов успех. Управлението на паричните потоци може да бъде едно от най-големите предизвикателства, пред които са изправени собствениците на бизнес.
Неотдавнашно проучване на Intuit установи, че 61% от малките предприятия по света се борят с паричните потоци. Близо една трета от анкетираните не са в състояние да се разплатят с доставчиците, с кредитите, със себе си или със служителите си поради проблеми с паричните потоци.
За да се преборите с тази борба и да стабилизирате паричния си поток, можете да включите няколко тактики в бизнес модела си.
Бележка на редактора: Нуждаете се от финансиране за бизнеса си? Попълнете долния въпросник, за да се свържат с вас нашите партньори доставчици с безплатна информация.
Защо паричният поток е важен за малкия бизнес?
Паричният поток е важен за малкия бизнес, защото показва колко пари действително влизат и излизат от вашата компания, а не колко пари очаквате от вземания. Ако паричният ви поток е положителен, ще знаете, че печелите повече пари, отколкото харчите, и ще разполагате с пари в брой, за да покривате заплатите, покупките и модернизацията на оборудване, погасяването на заеми и други ключови бизнес нужди. Ако паричният ви поток е отрицателен, може да се окаже, че не сте в състояние да платите на служителите и доставчиците си, да покриете месечния си наем и да разполагате с необходимите пари за други ежедневни бизнес разходи.
Поради тези и други причини винаги трябва да давате приоритет на стратегиите за паричните потоци в бизнес планирането си. Когато използвате правилно такова планиране, ще знаете точно в кои периоди от месеца можете да очаквате да бъдат внесени или изтеглени пари от банковата ви сметка. Благодарение на тази информация ще знаете кога всъщност разполагате с пари в брой, за да покриете разходите си. Помислете за това по следния начин: Дори да сте фактурирали на клиент значителна сума пари, не можете да ги използвате, докато не ги получите, а стратегиите за паричните потоци ви помагат да знаете кога точно ще се случи това.
Важен елемент от вашия бизнес модел, който може да помогне за анализа на паричните потоци, са правилните счетоводни стандарти. Макар че бизнесът може да работи на касова или начислена основа, Рохит Арора, главен изпълнителен директор на доставчика на заеми за малък бизнес Biz2Credit, съветва всеки бизнес да се възползва и от двете.
Как управлението на паричните потоци се отразява на вашето бъдеще?
Управлението на паричните потоци е от жизненоважно значение за успеха на вашия бизнес. Ако можете точно да прогнозирате паричния поток, ще насочите компанията си в правилната посока.
Ако разбирате техниките за управление на паричните потоци, можете да изпреварите пазара. Ще можете дори да прогнозирате паричния поток, защото разбирате циклите на приходите на клиентите, продавачите, доставчиците и изпълнителите.
Всеки бизнес има високи и ниски сезони; разбирането на предстоящите разходи за извънреден труд на служителите, подмяна на оборудване и други нужди е от голямо значение, за да се гарантира, че бизнесът ви е добре подготвен да се справи с всяка неравност по пътя.
Първата стъпка е да определите паричния поток, от който се нуждае вашият бизнес.
Джей Сингър, старши вицепрезидент за малкия бизнес в Mastercard, казва, че това се прави чрез анализ на текущото състояние на вашия бизнес.
„Важно е да разберете колко пари в брой сте използвали и планирате да използвате, както и колко време ще ви е необходимо, за да се сдобиете с повече пари в брой“, каза Сингър пред Business News Daily. „Въпреки че нуждите на всеки бизнес са различни, би било разумно да разполагате с достатъчно парични средства в наличност, за да покриете до шест месеца от средния си паричен поток.“
Как да изчислим паричния поток
Един от най-важните аспекти на управлението на паричните потоци е да разберете как да ги изчислявате. Съществуват три основни формули, които могат да ви помогнат да изчислите паричния поток: формула за свободен паричен поток, формула за оперативен паричен поток и прогноза за паричния поток. Всяка формула служи за различни цели.
– Свободният паричен поток се отнася до ресурсите, които са на разположение за разпределение между всички заинтересовани страни в компанията. Той ви показва колко капитал трябва да реинвестирате в бизнеса – например да закупите ново оборудване, да разширите магазина си или да инвестирате в нов продукт за вашата компания.
– Формулата за оперативен паричен поток осигурява бърз поглед върху ежедневния паричен поток във вашия бизнес.
– Прогнозата за паричния поток предоставя бъдещ поглед върху паричния ви поток през следващия месец, тримесечие или година.
И трите формули са от съществено значение, за да знаете колко пари влизат и излизат от вашия бизнес във всеки един момент:
– Нетна печалба + Амортизация ÷ Промяна в оборотния капитал – Капиталови разходи = Свободен паричен поток
– Амортизация + Оперативен доход – Данъци + Промяна в оборотния капитал = Оперативен паричен поток
– Начални парични средства + Прогнозни входящи потоци – Прогнозни изходящи потоци = Крайни парични средства = Прогноза за паричния поток
Прогнозиране на паричния поток
Определянето на това кога ще получите – и похарчите – пари е част от процеса на бюджетиране. За да прогнозирате успешно паричния поток, оценете цифрите от предходната година като основа за паричния поток за следващата година. След това направете корекция за очакваните промени, като например нови цени и повече персонал и източници на финансиране.
С напредването на годината трябва да актуализирате прогнозите си за паричните потоци, за да отразяват точно развитието на разходите и печалбите. Сравняването на бюджетираните парични потоци с действителните депозити и разходи ви помага да прогнозирате паричните потоци по-късно.
Друга стратегия е да прибавите вече наличните парични средства към парите, които планирате да получите. След това съберете колко от тези пари предвиждате да похарчите.
Дори и най-успешните организации установяват, че прогнозите им се променят редовно, затова е важно да следите паричните потоци.
Изготвяне на отчет за паричните потоци
Отчетите за паричните потоци са показателни за състоянието на вашата компания. Те показват, че имате здрав бизнес, способен да продължи да функционира във всеки един момент.
Можете да намерите много обширни разбивки на отчетите за паричните потоци. Ето някои основни термини и елементи на отчета за паричните потоци, които ще трябва да знаете, за да създадете и разчетете своя.
– Парични средства от оперативна дейност: Това е количеството пари, което постъпва във вашия бизнес. Ако това число е по-ниско от нетния доход или е отрицателно, това може да е проблем.
– Парични средства от инвестиционни дейности: Това трябва да е отрицателно число. Това включва парите, които вашият бизнес е използвал, за да инвестира в себе си и в своите продукти. Закупуването на консумативи или по-нататъшното разработване на вашия продукт са два примера за този вид дейност.
– Парични средства от финансови дейности: Тази област показва колко пари е похарчило вашето предприятие, за да изплати определени задължения. Това може да включва неща като дивиденти.
– Нетна промяна в паричните средства: Това е количеството парични средства, което компанията ви печели или губи от инвестиционните и финансовите дейности.
– Нетни парични средства: Нетните парични средства могат да бъдат подчертани като начално и крайно салдо. Крайното салдо се определя чрез прилагане на нетната промяна в паричните средства към началното салдо. Крайното салдо показва колко парични средства имате в наличност.
Как да постигнете положителен паричен поток?
Продажбите очевидно са най-добрият начин за получаване на паричен поток. Ако не реализирате продажби, вие не сте истински бизнес. Разбира се, пестенето на пари от оперативни разходи също помага. Важно е да имате подробни бюджети и да ограничите ненужните разходи.
Какво трябва да направите, ако имате недостиг на парични потоци?
В случай на недостиг на парични потоци, това са някои от вашите възможности:
– Кандидатствайте за заем от банкова институция или от физическо лице.
– Да кандидатствате за кредитна линия от банка.
– Ускорете процеса на събиране на вземания.
– Финансирайте закупуването на оборудване чрез лизинг или заеми.
– Ликвидирайте активи.
– Отложете плащанията към доставчиците.
Понякога може да имате излишък от парични средства. Тези пари могат да повлияят на бъдещи възможности, така че не искате да се бавят. Счетоводителите препоръчват да накарате излишъка да работи за вас. Можете да направите това, като направите краткосрочни инвестиции и използвате парите за по-бързо изплащане на дългове. По този начин парите ще ви бъдат от полза чрез генерираната лихва или по-кратките срокове на заемите.
Винаги се консултирайте с професионален счетоводител, преди да вземете важни финансови решения, които могат да повлияят на бъдещето на вашия бизнес.
9 начина за управление на паричните потоци
Най-важният аспект на управлението на паричните потоци е постоянното им наблюдение. Трябва да знаете колко пари приема вашата компания, както и колко от тези пари имате в наличност, за да ги използвате. Ако имате точна представа за паричния поток на вашата компания, можете да следвате тези прости съвети за увеличаване на паричния поток и управление на бизнеса.
- Не чакайте да изпратите фактури.
Отново, основната причина, поради която паричният поток е от значение, е, че той прави разлика между фактурите, които сте изпратили, и фактурите, които действително са били платени. Фактурата за 10 000 долара не означава много, ако все още нямате тези пари в наличност, за да покриете разходите си. Ето защо не трябва да се колебаете да изпращате фактури.
Може да искате да преминете от модел на месечно фактуриране към такъв, при който изпращате фактури всеки път, когато свършите определено количество работа. Например, ако вашият малък бизнес е рекламна агенция, изпращайте фактурата си не на 30 ноември, а всеки път, когато завършите предварително зададен брой кампании, рекламни разходи или други инициативи през този месец.
- Коригирайте инвентара си според нуждите.
Проверявайте инвентара си, за да идентифицирате артикулите, които не се продават добре. Тези продукти вредят на паричния ви поток, тъй като парите, които сте похарчили за тяхното придобиване, не се превръщат в продажби и съответно в приходи. Можете да се справите с този проблем, свързан с паричния поток, като продавате тези по-рядко купувани продукти на по-ниски цени и не купувате допълнителни запаси, след като изчерпите наличните. По същия начин винаги можете да инвестирате повече средства в зареждането на стоки, които се продават добре.
- Вземете оборудването си на лизинг, вместо да го купувате.
Въпреки че обикновено е по-евтино в дългосрочен план, купуването на ново оборудване и обновяването на остарялото оборудване може да бъде скъпо в краткосрочен план (да не говорим за отнемането на време). Лизингът на оборудването ви вместо това може да намали краткосрочната ви финансова тежест. Няма да ви се налага да обновявате или да се опитвате да продавате остарялото оборудване, което сте закупили, а лизингът на оборудване често отговаря на условията за данъчни облекчения, които намаляват данъчната ви тежест. По този начин ще имате по-малко парични средства, които напускат банката ви на големи еднократни суми, и ще поддържате по-редовен паричен поток.
- Вземайте пари назаем, преди да имате нужда от тях.
Най-добрият момент за решаване на проблем с паричния поток е преди той да се появи. Ако бизнесът ви върви гладко или е в начален етап на производство, сега е моментът да вземете пари назаем. Като отворите бизнес кредитна линия, когато цифрите ви са добри, можете да избегнете риска от отказ по-късно. Това също така ще ви осигури ресурси, на които да се опрете, ако изпитате болки в растежа, свързани със стартирането на бизнес. Арора заяви, че бизнес кредитната линия може да бъде спасителен пояс за малките предприятия, особено за тези, които са засегнати от сезонността.
„Каквато и сума да смятате, че ще ви е необходима, поискайте двойно повече; може и да не я получите, но е по-добре да имате резерви, от които да черпите, когато времената станат трудни“, каза той. „Ако можете да получите заем за малкия бизнес с лихва от 10% или по-малко, цената на капитала ви ще бъде много по-ниска, отколкото ако заложите покупките на кредитни карти с лихви от 19% или повече.“
За предприятията, които вече са погълнати от високолихвени задължения по кредитни карти, Арора препоръчва рефинансиране. Например, ако сте направили няколко покупки по кредитни карти, които се предлагат с лихвени проценти от 20% или повече, помислете за получаване на бизнес кредитна линия, която може да се предлага за лихва от 6% или 7%.
Ако все още не сте отворили кредитни карти и се затруднявате с получаването на заем, Сингър предлага да получите кредитна карта за малък бизнес с безлихвен гратисен период, за да подкрепите краткосрочните си нужди от финансиране. Той каза, че кредитните карти могат да подчертаят възможностите за спестяване и че много от тях дори се предлагат с иновативни опции за отчитане, които илюстрират тенденциите в разходите, за да помогнат на собствениците на бизнес да оптимизират паричните си потоци.
- Преоценете бизнес операциите си.
Непрекъснато преглеждайте структурата на разходите си, за да откриете пропуски в ефективността и внедрявания, които могат да бъдат променени, за да се увеличат икономиите. Арора предлага да се идентифицират части от дейността, които могат да бъдат възложени на външни изпълнители и доставчици от трети страни. Това ще ви позволи да свършите работата, без да осигурявате заплата и обезщетения. Той също така предлага на предприятията да съкращават персонала на непълно работно време през бавните периоди.
Алекс Шварц, главен изпълнителен директор на FundKite, препоръчва в допълнение към аутсорсинга да се наблюдават, оценяват и подобряват и други области на дейността.
„Някои области на бизнес операциите могат да бъдат преоценени и актуализирани с цел постигане на ефективност“, каза той. „[Те включват] транспортни разходи, използване на посредници, допълнителни служители, отпуснат извънреден труд, маркетингови връщания, просрочени фактури, плащания за наето оборудване, запасяване с материали, когато тарифите са ниски, и евентуално искане на почивка от доставчиците.“
С промените в икономиката ще се променят и вашите бизнес стратегии. Винаги търсете начини да подобрите продукта си и инвестирайте в по-интелигентни решения.
- Преструктурирайте плащанията и събиранията си.
В зависимост от това, с кого работите, може да успеете да отложите някои плащания към доставчиците си, докато бизнесът ви не стане финансово стабилен. Направете всичко възможно, за да поддържате здрави взаимоотношения и да избягвате такси за просрочие.
Преструктурирайте плащанията към доставчиците си, за да създадете по-балансирани приходи за бизнеса си. По този начин можете да превърнете доставчиците си в кредитори. Ако не можете да преструктурирате датите на плащане, помислете за преструктуриране на разходите за плащане. Можете да направите това, като се срещнете с нови доставчици, които потенциално могат да предоставят инвентар и консумативи на по-добра цена. Арора каза, че дори и да не искате да замените настоящите си доставчици, можете да използвате информацията от конкурентите като лост за постигане на по-добри цени.
Можете също така да се възползвате от преструктурирането на начина на заплащане на служителите си. Въпреки че това е незначителна подробност, това колко често бизнесът ви изплаща заплатите може да осигури известно спестяване на разходи. Шварц каза, че преминаването към по-рядко изплащане на заплатите може да спести административни разходи за събиране, проверка и съставяне на таблици с информация за заплатите. Въвеждането на директен депозит може да помогне и за стабилизиране на тегленията на заплатите. Ако вече сте въвели система за заплащане на труда, не забравяйте да оцените всички такси, свързани с промяната на честотата.
Изборът на най-добрия процес за събиране на дългове също може да има голямо значение. Важно е да събирате своевременно вземанията си и да предприемате агресивни последващи действия по просрочени вземания, когато е необходимо. Създайте непрекъснат процес на събиране на вземания, като напомняте на длъжниците кога и колко ви дължат. Фактурите, които се изплъзват, могат да се увеличат.
- Следете къде отиват парите ви.
Поемането на дълг не винаги е нещо лошо. Понякога вземането на пари назаем може да бъде временно решение, докато бизнесът ви е достатъчно здрав, за да се справи сам. Винаги обаче, когато поемате дълг, трябва внимателно да наблюдавате и оценявате размера на паричния си поток.
„Макар че поемането на дълг може да бъде ключово за преодоляване на трудните времена, бизнесът все пак трябва да пресметне колко дълг може да поеме, за да не се окаже свръхзадлъжнял“, казва Шварц. „Дългът ще бъде изплатен или чрез инвестиране в растеж, или след като клиентът плати фактура, но и в двата случая е необходимо да се вземат предвид времето, лихвите, възвръщаемостта на инвестициите и др.“
Стратегическото заемане на пари може да бъде жизнеспособна опция, стига да имате план за погасяване. Трябва да наблюдавате другите си разходи и да правите промени, когато е необходимо. Може да се наложи да преминете от мислене за дългосрочна инвестиция, като например закупуване на оборудване, към мислене за краткосрочно оцеляване, като например оборудване на лизинг.
Успоредно с разглеждането на дълговете и разходите си трябва да следите и спестяванията си. Въпреки че балансирането между капитала за растеж и оборотния капитал може да бъде трудно, когато се работи с тънки маржове на печалбата, Шварц каза, че е важно да се поддържа резерв за черни дни. Ако нямате бизнес спестовна сметка, може би е време да преразгледате структурата на печалбата си.
„Поддържайте резерви от допълнителни парични средства, не само за трудни времена, но и за случаите, когато се появи възможност за растеж или е необходима финансова гъвкавост“, каза Шварц. „Разрастването на бизнеса значително затруднява паричния поток, тъй като трябва да инвестирате и да направите разходи, преди да се появят по-високите приходи. При всички положения растете, разширявайте се, превръщайте малкия си бизнес в голям, но все пак спестявайте пари за неочакван спад на пазара, докато сте в процес на разширяване.“
- Възползвайте се от технологиите.
Като собственик на бизнес трябва да се възползвате от технологичния напредък и решенията с помощта на изкуствен интелект, като например новите приложения и софтуерните актуализации. Те могат да рационализират вашите бизнес процеси и да повишат ефективността. Въпреки че технологиите могат да помогнат във всеки сектор на вашия бизнес, Шварц препоръчва специално да ги използвате за създаване на бюджети и прогнозиране на паричните потоци.
„Когато можете да видите всички задължения и вземания, както и други финансови тънкости на бизнеса си в една електронна таблица, можете да съставяте бюджети и лесно да прогнозирате бъдещите парични потоци“, казва той. „В зависимост от това кой софтуер ще изберете, информацията ви ще бъде защитена в облака, така че няма да рискувате да изгубите или повредите хартиени документи.“
Правилната технология и правилните бизнес стратегии могат да имат голямо значение за вашата компания. Те ви позволяват да прекарвате по-малко време в притеснения за паричните потоци и повече време да управлявате бизнеса си. Ако не се чувствате уверени в това да наблюдавате входящите и изходящите парични потоци, винаги можете да наемете счетоводител или CPA, който да го прави вместо вас. Независимо от това кой управлява паричните ви потоци, това трябва да се прави.
„Смисълът на управлението на бизнес е да се уверите, че приходите ви превишават разходите ви и да генерирате печалба“, казва Арора. „Управлението на паричните потоци е от решаващо значение за управлението на печеливш бизнес в дългосрочен план.“
- Разгледайте възможностите за заем.
Понякога всичко, от което се нуждае една компания, е бърза парична инжекция. Разгледайте какви кредитни линии, бизнес заеми и други възможности за финансиране има. Факторингът на фактури и финансирането на фактури също са чудесни начини за получаване на авансово плащане по неизплатени фактури. То може да помогне на вашата компания да получи парите, които заслужава, по-рано, отколкото клиентът е готов да плати. Не забравяйте, че трябва да поемате дългове само ако това е изгодно за вашата компания.
