Наемане на служител през 2026 г. – писмен договор, регистър на заетостта и срокове

От 1 юни 2025 г. Националната агенция за приходите води Регистър на заетостта, в който работодателите вписват данните за сключените, променените и прекратените трудови договори (Национална агенция за приходите). Единният електронен трудов запис замества трудовата книжка. Законът изисква трудовият договор да е в писмена форма, а данните за него да бъдат вписани в регистъра в тридневен срок от сключването (Lex.bg). Вписването е отделно задължение и не се изчерпва със сключването на договора.

Писмен договор и неговото съдържание

Трудовият договор се сключва в писмена форма (Lex.bg). Той съдържа данни за страните и определя мястото на работа, наименованието на длъжността и характера на работата, датата на сключване и на започване, времетраенето, размера на основния и удължения платен годишен отпуск и на допълнителните платени годишни отпуски, еднакъв за двете страни срок на предизвестие, основното и допълнителните възнаграждения с постоянен характер и периодичността на плащането им, както и продължителността на работния ден или седмица. Наименованието на длъжността се определя по Националната класификация на професиите и длъжностите. Ако друго не е уговорено или не следва от характера на работата, за място на работата се смята седалището на предприятието.

Договорът се смята за сключен за неопределено време, ако изрично не е уговорено друго (Lex.bg). Срочен договор може да е за определен срок, който по правило не е по-дълъг от 3 години, до завършване на определена работа, за заместване на отсъстващ работник или служител, за длъжност с конкурс или за определен мандат. Срочно наетите имат същите права и задължения като работещите по договор за неопределено време и не могат да бъдат поставяни в по-неблагоприятно положение само заради срочния характер на договора.

Срок на изпитване

Когато работата изисква да се провери годността на служителя, договорът може да е със срок на изпитване до 6 месеца, а ако за работата е определен срок под една година, изпитването е до един месец (Lex.bg). В договора се посочва в чия полза е срокът на изпитване, а ако това не е записано, се приема, че е в полза на двете страни. До изтичането на срока страната, в чиято полза е уговорен, може да прекрати договора без предизвестие. За една и съща работа с един и същ служител в едно и също предприятие договор със срок за изпитване може да се сключи само веднъж.

Вписване в регистъра на заетостта

Единният електронен трудов запис съдържа данните за работодателя, имената и идентификатора на работника, датите на сключване, изменение и прекратяване, основанията, срока на договора, размера на основното възнаграждение, длъжността и основната икономическа дейност на работодателя (Национална агенция за приходите). Вписване, коригиране и заличаване могат да правят работодателят или упълномощено от него лице и длъжностно лице от Главната инспекция по труда. От 1 юни 2026 г. в регистъра има данни и за служебните правоотношения на държавните служители.

Работодателят подава електронен трудов запис при сключване на договор, при промяна на условията му и при прекратяване (Национална агенция за приходите). Срокът е три дни от сключването или изменението и седем дни от прекратяването. Десет дни са отредени за случаите на промяна на работодателя, например при вливане или сливане на предприятия, смяна на собственик или промяна на ЕИК.

Записите се подават онлайн с квалифициран електронен подпис през портала на НАП или в офис на агенцията, на електронен носител с придружително писмо (Национална агенция за приходите). Клиентският софтуер НАП предоставя безплатно. Запис не се подава при договор за краткотрайна сезонна селскостопанска работа, при командировка и при промяна на мястото на работа от разстояние за не повече от 30 работни дни в годината (Lex.bg). Сроковете текат от деня, следващ съответното обстоятелство, а ако изтичат в неработен ден, краят им е първият работен ден след него.

Ако работодателят не е подал запис в срока, вписването става само след влязло в сила задължително предписание на инспекцията по труда (Национална агенция за приходите, Lex.bg). Ако файлът е с грешки, НАП не го вписва и уведомява работодателя, който трябва да подаде отново в тридневен срок от получаването на протокола.

Какво трябва да е готово преди първия ден

Преди постъпването на работа работодателят е длъжен да предостави на служителя екземпляр от сключения и подписан договор и копие от вписването на началото на правоотношението, заверено от териториалната дирекция на НАП (Lex.bg). Тоест договорът и завереното копие от вписването са два отделни документа. НАП описва същото изискване така: преди постъпването работодателят подава запис с данни за началото на изпълнението и дава на служителя копие от протокола на НАП с вписаните данни (Национална агенция за приходите). Докато не ги предостави, работодателят няма право да допуска служителя до работа. Служителят постъпва на работа в едноседмичен срок от получаването на документите, освен ако страните са уговорили друг срок, иначе правоотношението се смята за невъзникнало, освен ако причината не зависи от него и той е уведомил работодателя навреме. Началото на изпълнението се удостоверява писмено. При сключването работодателят запознава служителя с трудовите му задължения.

При всяка промяна на трудовото правоотношение работодателят дава писмена информация за промените най-късно до влизането им в сила (Lex.bg). Този материал описва текста на закона и сроковете на НАП и не е правен съвет.